Digitale ontwikkelingen en turnarounds: alles draait om planning

De digitalisering van de samenleving gaat steeds verder. Slimme tools maken het mogelijk om de voorbereiding en uitvoering van turnarounds efficiënter en effectiever te maken. Bas Druijf van Cost Engineering deelt de actuele inzichten en absolute must-do’s.

Digitale aspect turnarounds

Informatie uitwisselen en opslaan via de cloud, planningen realtime monitoren en opvolgen met apps, en augmented reality brillen gebruiken voor experimenten en tests. Het zijn enkele voorbeelden van digitale toepassingen die nieuwe mogelijkheden creëren om turnarounds in goede banen te leiden.

“Turnarounds draaien om de beheersing van uiteenlopende aspecten van de uitvoering van onderhoud. Met de juiste digitale tools kan je alle onderdelen – van de werkvoorbereiding tot de contracten en begrotingen – goed in het oog houden” ,Vertelt Bas Druijf, lead van het team consultants dat is gespecialiseerd in turnarounds waarbij ze gebruik maken van Cleopatra Enterprise, de  turnaround management software van Cost Engineering Consultancy.

“Wat er gebeurt tussen de start- en einddatum van een turnaround moet in lijn zijn met de kwaliteitseisen, het budget en de contractafspraken met aannemers. Digitale ontwikkelingen, zoals slimme software-applicaties, ondersteunen het effectieve management van het proces.”

Voorbereiding tot in de puntjes

“De grote uitdaging bij een turnaround is om alles van tevoren tot in de puntjes voor te bereiden”, zegt Druijf, die als consultant betrokken was bij projecten van onder meer Alliander, Engie, LyondellBasell, Nouryon, OMV, Shell en Vopak. “Dat betekent allereerst dat je op tijd moet beginnen. Een werkvoorbereiding duurt gerust twee jaar. Vervolgens moet je ook voor de voorbereiding alles plannen. Denk alleen al aan de contractering van aannemers die gaan helpen bij de werkvoorbereiding en de uitvoering van de turnaround.”

Een andere uitdaging heeft volgens Druijf te maken met duidelijkheid over het werk dat wordt uitgevoerd. “Wat moet er precies worden gedaan? Hoe en waar vinden de werkzaamheden plaats? Welke procedures gelden daarbij? Hoe zorgen we dat de juiste mensen met de juiste competenties beschikbaar zijn?” Digitale tools ondersteunen het planningsproces. “Je kunt alle onderdelen van de werkvoorbereiding en -uitvoering in een digitale omgeving registreren en monitoren.

Het ouderwetse bonnenboekje, waarin de werkopdrachten worden bijgehouden, maakt dan plaats voor een systeem dat veel sneller en accurater inzicht geeft in de voortgang.”

Planning en dedication

Als de belangrijkste succesfactoren voor een turnaround noemt Druijf, planning en dedication. “Alles staat of valt met een goede planning. Daarnaast is het interne commitment essentieel. Een succesvolle turnaround vereist dedication van de gehele organisatie, niet alleen van het team dat er direct bij is betrokken.

Het uitgangspunt moet zijn dat je je samen inzet om de turnaround te laten slagen. Dat vraagt ook om een dedicated team, dat langdurig de focus heeft op turnarounds – en niet direct na de uitvoering wordt ontbonden om vier jaar later opnieuw te starten.”

Digitale data

Met de voortschrijdende digitalisering van organisaties komt er steeds meer data beschikbaar, die van toegevoegde waarde kan zijn voor het management van turnarounds. De software-oplossingen van Cleopatra Enterprise draaien om de beschikbaarheid van informatie rond de turnaround.

Druijf: “Informatiebeschikbaarheid wordt een steeds belangrijkere randvoorwaarde voor succesvolle turnarounds. Wij adviseren om alle relevante informatie online te registreren, en daarbij duidelijk aan te geven wat er tijdens een turnaround mee moet gebeuren. Bijvoorbeeld: als je foto’s en instructies over apparaten die moeten worden gereviseerd systematisch vastlegt, dan scheelt je dat later veel opzoekwerk.” Ook voor cost control is digitalisering een belangrijk hulpmiddel. Met een online dashboard is er steeds een overzicht van onder andere de stand van zaken tijdens een turnaround, en de actuele risico’s en forecasts.

Er ligt nog een groot potentieel om de voortgang van een turnaround te monitoren via laagdrempelige applicaties, ziet Druijf. “Met een tablet in de hand kan een medewerker op locatie direct vastleggen als er activiteiten zijn afgerond. Dat geeft realtime inzicht in de voortgang, waardoor je ook snel kunt checken of alle vereiste vervolgacties worden genomen. In een turnaround zijn nu eenmaal álle activiteiten cruciaal.”

Tijdens de coronacrisis is de waarde van digitale werkomgevingen extra aangetoond: de coördinatie van de turnaround kan grotendeels vanaf afstand plaatsvinden, waardoor inspecties en overleggen op locatie tot een minimum zijn beperkt.

Snel impact

Begin op tijd, adviseert Druijf professionals die zijn betrokken bij turnarounds. “Er wordt vaak gedacht: hoe eerder je begint, hoe kostbaarder de voorbereiding wordt. Als je bijvoorbeeld een half jaar tijd neemt om personeel op te leiden, dan zijn daar kosten aan verbonden. Maar de ervaring leert dat de investeringen zich echt terugverdienen.”

Een stapsgewijze aanpak is een uitstekend uitgangspunt om als organisatie optimaal gebruik te maken van de mogelijkheden van digitalisering, benadrukt Druijf. “Digitalisering van werkprocessen en -omgevingen klinkt misschien ingewikkeld en groot. Maar het hoeft niet allemaal in één keer helemaal anders te gaan. Begin op een plek waar je snel impact kunt maken, of waar veel aanknopingspunten liggen. Kijk wat zeker haalbaar is en ga daarmee van start – en zet vervolgens steeds een stap verder. Er is zo veel laaghangend fruit te plukken.”

Bekijk de opleiding Data Analytics voor Predictive Maintenance en voorspel & monitor onderhoudsbehoeften met (big) data