Turnaround Management: Industrie turnaround schedule

Lookahead, Lookback or Look at the facts?

In de voorbereidingsfase van een turnaround zit veel tijd in het samenstellen van een turnaround schedule. Hierin probeert men vaak tot op het niveau van een afsluiter of klep vast te leggen wanneer deze uit- en ingebouwd gaat worden. Bijvoorbeeld op maandagmiddag in de tweede week van de turnaround.  Deze rapporten die informeren over de schedules zijn alleen vaak al achterhaald wanneer ze klaar zijn. We moeten weg van het vooruitkijken en het terugkijken. We moeten gaan kijken naar de feiten zegt Edwin van Doeselaar, CTO Advando.

Lookback Turnaround Management

Zodra alle betrokken partijen hun commitment geven op het turnaround schedule, wordt een baseline gemaakt. Deze baseline wordt vaak tweeledig gebruikt. Enerzijds voor het meten en rapporteren van Earned vs Planned en anderzijds voor het rapporteren van achterstanden. Zo wordt het uit- en inbouwen van een klep als achterstand gerapporteerd wanneer deze taak niet op die bewuste middag is uitgevoerd. Dit geeft een valse weergave, want misschien maakt de uitbouw van de klep op maandag- of woensdagmiddag helemaal niets uit.

Het resultaat is dat uitvoerenden en ook het management geen relevante informatie krijgen. En dit wetende, zullen ze waarschijnlijk het rapport naast zich neerleggen. Dat betekent ook dat relevante informatie (kritieke paden) ‘minder serieus’ wordt genomen. Deze zit namelijk mogelijk verborgen tussen alle overige ballast. Zelfs als de relevante informatie op een separaat rapport wordt gepresenteerd, zal deze minder serieus worden genomen wanneer de inhoud van andere rapporten als ballast en irrelevant wordt beschouwd.

Lookahead Turnaround Management

Op basis van het actuele schedule en/of het baseline schedule wordt vervolgens ook op dagelijkse basis een meerdaags (3) lookahead rapport genereerd. Maar ook hier is een probleem. Geen enkel project is zo dynamisch als een turnaround project. De scope en zelfs het kritieke pad kan, zolang niet alle wettelijke inspecties zijn uitgevoerd, bijna van uur tot uur wijzigen. Doordat de rapporten meerdere dagen vooruit kijken op de uit-te-voeren werkzaamheden, zijn deze op het moment van uitgifte al direct achterhaald. Waardoor ook hier de gebruikers direct de rapporten wegleggen.

Look at the facts

Om de turnaround rapporten van de meest actuele data te voorzien, zouden we ze moeten beperken tot een dagrapport. De inhoud baseren op actuele data en input van de operationele- en uitvoering coördinatoren. Zo’n rapport wordt dus bij voorkeur ’s nachts gemaakt en geeft een correcte weergave van de situatie in het veld. Hierdoor heeft het geen of weinig irrelevante informatie. Ook creëert hij automatisch draagvlak en eigenaarschap bij de uitvoerende partijen. Daarnaast zorgt hij ervoor dat alle betrokken partijen de juiste kritieke paden op het vizier hebben en hierop focussen.

Dus in plaats van “Look away from Lookahead” krijgen we “Look at the Plan”.

Met deze werkwijze heeft het turnaround schedule veel meer toegevoegde waarde in het voorspellen van het verloop van de turnaround. Daardoor kan de aandacht maximaal uitgaan naar het verloop, in plaats van achterom te kijken naar wat wel en niet is gepresteerd.

Wilt u scoren met uw onderhoudsaanpak? Bekijk dan de opleiding Onderhouds en
Reliability Management.