Privacy statement Outvie

Wie bent u? (Wie is de betrokkene)

We hopen dat u deze privacyverklaring leest omdat u onze website bezoekt, u zich inschrijft voor een van de conferenties of trainingen die wij aanbieden, u deelneemt aan een conferentie of training (als cursist, spreker of vertegenwoordiger van een sponsor), omdat u een brochure aanvraagt via onze website of een ander website formulier van ons invult of omdat u met ons correspondeert (als sollicitant of vanwege een vraag of klacht).

Als dit zo is, dan gaat deze privacyverklaring over uw persoonsgegevens. Voor het gemak gebruiken we het woord “gegevens” als we het over uw persoonsgegevens hebben.

Welke gegevens verzamelen wij?

Als u op een van de hiervoor omschreven manieren met ons in contact komt dan verzamelen wij gegevens over u. Niet alle gegevens zijn persoonsgegevens, maar we vinden het belangrijk dat u begrijpt welke gegevens wij als verzameling van u kunnen hebben. Hieronder een overzicht van welke gegevens we verzamelen.

Bij het inschrijven voor een conferentie of training

Wij vragen u om gegevens die wij nodig hebben om u deel te kunnen laten nemen aan de conferentie of training en om u daarvoor een factuur te kunnen sturen. Deze gegevens zijn:

• Voornaam en achternaam
• Bedrijf waar u werkt
• Factuurgegevens

Bij inschrijving voor een conferentie, training of online webinar/livestream met samenwerkingspartners

Bij inschrijving en deelname aan een conferentie, training of online webinar/ livestream, geeft u toestemming om voor het betreffende event, de volgende gegevens te delen met de samenwerkingspartners:

• Voornaam en achternaam
• Bedrijf waar u werkt
• Functieomschrijving

Uw emailadres delen wij enkel met de partner die de sessie verzorgt die u heeft bijgewoond. Om u optimaal te kunnen laten netwerken tijdens de fysieke, online of hybride conferenties, maken wij gebruik van een online platform. Uw gegevens worden toegevoegd aan dit platform. Uw (inlog)gegevens en connecties blijven bewaard in het platform, zodat u ze weer kunt gebruiken bij toekomstige events. Mocht u dit niet willen, dan kunt u in het platform in uw profiel aangeven dat de gegevens verwijderd moeten worden.

Bij het invullen van een webformulier

Wij vragen u om gegevens die we nodig hebben om de door uw aangevraagde informatie te kunnen toesturen. Deze gegevens zijn:

• Uw naam, uw emailadres, uw telefoonnummer
• Uw functie
• Bedrijf waar u werkt
• Toestemming om uw gegevens te bewaren middels een cookie op uw computer, zodat uw gegevens bij een volgend formulier al ingevuld zijn.

Als u deelnemer bent bij een conferentie of training

Als u deelnemer bent bij een conferentie of training dan worden er ook persoonsgegevens van u verwerkt. Deze gegevens zijn:

• De gegevens die u invult op de intekenlijst zodat we u een deelnamebewijs kunnen sturen
• De gegevens die u invult op uw profiel en uw interacties met anderen op het online platform
• Beeld- en geluidsopname ter verdere promotie van onze conferenties en trainingen
• De beoordelingen en feedback die u geeft

Als u spreker op een conferentie of training wordt of bent
Van onze sprekers op een conferentie of training verzamelen wij ook persoonsgegevens. Deze gegevens zijn:

• Uw naam, uw emailadres, uw telefoonnummer
• Het aangeleverde materiaal
• Uw biografie (indien nodig)
• Beeld- en geluidsopname ter verdere promotie van onze conferenties en trainingen
• De beoordelingen en feedback over uw presentatie, workshop of training

Als u een sponsor wordt of bent van een conferentie of training
Van (contactpersonen van) onze sponsors op een conferentie of training verzamelen wij ook persoonsgegevens. Deze gegevens zijn:

• Uw naam, uw emailadres, uw telefoonnummer
• Uw biografie (indien nodig)
• Beeld- en geluidsopname ter verdere promotie van onze conferenties en trainingen
• De beoordelingen en feedback over uw presentatie, workshop of training

Als u ons mailt, belt of schrijft
Er kunnen verschillende redenen zijn waarom u met ons mailt, belt of schrijft. Dit kan zijn omdat u een vraag hebt over een conferentie of training. Het kan ook zijn dat u graag bij ons wilt komen werken. Het gaat dan om de volgende gegevens:

• De gegevens die u dan aan ons geeft per mail, telefonisch, per brief of in een gesprek.

Cookiebeleid

Wanneer u onze website bezoekt, verzamelen wij informatie via cookies en vergelijkbare technologieën. Hieronder vindt u alle informatie over welke cookies Outvie inzet op haar website.

Soorten cookies

Functionele cookies: Cookies die technisch noodzakelijk zijn om de website van Outvie goed te laten functioneren. Hierbij worden geen persoonsgegevens verzameld, maar is uitsluitend voor de functionaliteit van de website.

Doel van de functionele cookies:

• Cookieconsent: Opslag van cookie consent voor het specifieke domein
• Google Tag Manager: Voor het beheren van alle metingen en het instellen van de cookiebanner.
• Elementor: Noodzakelijk element in het beheren van de content op de website.

Analytische cookies: Cookies die Outvie inzicht geeft in het gebruik van haar website. Hierbij wordt data van de website geanalyseerd om de kwaliteit van de website te verbeteren. Dit zijn anonieme gegevens en niet terug te koppelen aan individuele personen.

Marketing cookies: Bij gebruik van marketing cookies wordt op individueel niveau bezoekgedrag verzameld. Leveranciers van deze marketing cookies kunnen deze informatie aan derden verschaffen als zij hiertoe wettelijk wordt verplicht.

Doel van de marketing cookies:

• Microsoft Dynamics: Wordt ingezet voor verzameling van gegevens voor inschrijvingen/ verzoeken binnen ons domein.
• LinkedIn Insight Tag: We gebruiken de Insight Tag van LinkedIn om de prestaties van onze LinkedIn-advertenties te meten.
• Microsoft Ads: We gebruiken de Microsoft Ads Tag om de prestaties van onze Microsoft-advertenties te meten.
• Google Ads: We gebruiken de Remarketing Tag om de prestaties van onze Google-advertenties te meten.
• Google Analytics: We gebruiken Google Analytics om metingen en doelen bij te houden van onze website. Hierbij ligt een koppeling naar Google Ads voor remarketing.

Op Outvie.nl kunt u uw cookievoorkeuren instellen of u kan via uw browser alle cookies verwijderen.

Voor welke doeleinden worden uw gegevens verwerkt?

We verzamelen uw gegevens om er het volgende mee te doen:

1. Om u de gevraagde informatie toe te sturen.
   De gegevens die u invult op een webformulier gebruiken we om de gevraagde informatie toe te sturen.

2. Om u deel te kunnen laten nemen aan een conferentie of training

   De gegevens die u verstrekt als u zich inschrijft voor een conferentie of een training worden gebruikt om u deze dienst te kunnen leveren. Voor trainingen betekent dit ook dat we de gegevens gebruiken om u toegang te geven tot de leeromgeving en het lesmateriaal, om u een bewijs van deelname toe te sturen. Voor conferenties betekent dit ook dat we de gegevens gebruiken om u toegang te geven tot en zichtbaar te maken in het online platform.

3. Om onze diensten te factureren en vorderingen te kunnen innen

   We gebruiken de gegevens om facturen te kunnen sturen voor de conferenties en trainingen waaraan u deelneemt. Als er niet of niet tijdig wordt betaald, dan kunnen we de gegevens ook gebruiken om een vordering te innen.

4. Analyses uit te voeren op het gebruik van de website om meer inzicht te krijgen in de werking

   We zijn nieuwsgierig of de website makkelijk te gebruiken is. Daarom kunnen we uw gegevens gebruiken en kunnen wij via een tool Google Analytics zien hoe vaak de website wordt bezocht, op welke tijdstippen, op welke locaties en hoe lang.  Al deze tools verzamelen gegevens die we terug kunnen herleiden naar u of het apparaat dat u gebruikt om onze website te bezoeken. Via uw apparaat dat u gebruikt om onze website te bezoeken kunt u zelf het delen van deze gegevens door uw apparaat aan of uit zetten.

5. Om u voor te stellen als spreker of trainer afspraken met u te maken

   We gebruiken de gegevens van u als spreker of trainer om afspraken met u te maken over het event waaraan u uw bijdrage levert. We stemmen samen met u de inhoud af van uw biografie die we publiceren en filmmateriaal dat we gebruiken. Soms plaatsen we ook een interview met een spreker of trainer op onze website ter promotie van een event.

6. Voor onze eigen marketing- en/of researchactiviteiten

   We gebruiken uw telefoonnummer om met u te praten over de bij ons bekende interesses in onze producten of diensten. We gebruiken uw emailadres om u op de hoogte te houden van conferenties en/of trainingen binnen uw interessegebied. We gebruiken inzichten over uw gedrag op onze website om een inschatting te maken van hoe we u het beste kunnen benaderen. We kunnen beeld- en geluidmateriaal gebruiken om onze trainingen en conferenties mee te promoten.

7. Om uw vragen te beantwoorden of om u uit te nodigen voor een gesprek

   Als u met ons contact heeft gezocht dan gebruiken we uw gegevens om uw vraag of klacht te beantwoorden. Als u bij ons solliciteert dan gebruiken we uw gegevens om u eventueel uit te nodigen voor een gesprek. De informatie tijdens het gesprek gebruiken we om u te beoordelen en u eventueel een aanbod te doen.

Wat zijn de grondslagen voor het gebruik van uw gegevens?

Een van de principes van het privacy recht, het recht dat het gebruik van uw gegevens regelt, is dat dit alleen mag gebeuren als daar een wettelijke grondslag voor is.

Wij gebruiken uw gegevens op basis van de volgende wettelijke grondslagen:

• Uitvoering van een overeenkomst met u. Zodra u deel wilt nemen of deel neemt aan een training of conferentie, als deelnemer of als spreker/trainer, dan gebruiken wij uw gegevens om deze afspraken met u uit te voeren.
• Op basis van uw toestemming. Het komt soms voor dat we eerst uw toestemming vragen om uw gegevens te gebruiken. Bijvoorbeeld als we uw gegevens voor doeleinden willen gebruiken waarvoor we geen gebruik kunnen maken van de grondslag “gerechtvaardigd belang”. Dit is het geval bij het maken van korte filmpjes tijdens een event waarbij we u interviewen. Hiervoor vragen we eerst of u wilt bijdragen aan een sfeerimpressie van het event. Als u toestemming geeft dan betekent dit ook dat u uw toestemming weer mag intrekken. Wij zullen dan stoppen met het gebruik van uw gegevens. Of het meten van uw gedrag op onze website. Voor het plaatsen van de cookies die dit mogelijk maken vragen we u middels een cookieconsent toestemming. U kunt deze toestemming weer intrekken door onderaan onze site op het witte balkje te klikken en uw toestemming voor marketingcookies weer in te trekken.
• Op basis van een gerechtvaardigd belang. In sommige gevallen vinden wij dat we een gerechtvaardigd belang hebben om uw gegevens te gebruiken, waarbij we het noodzakelijk vinden om uw gegevens op een bepaalde manier gebruiken en waarbij we van mening zijn dat er voldoende waarborgen zijn getroffen die ervoor zorgen dat uw privacybelang niet in het gedrang komt.

Welke rechten van betrokkenen heeft u?

U kunt contact met ons opnemen om de rechten die u als betrokkene uit te oefenen. U heeft een recht op 1) inzage, 2) rectificatie, 3) wissing, 4) beperking van ons gebruik van uw gegevens, 5) u kunt in sommige gevallen bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens en 6) u hebt het recht op overdraagbaarheid van uw gegevens.

U mag ons vragen welke persoonsgegevens we van u verwerken (inzage). Binnen de spelregels van de wet geven wij u hier een antwoord op. U heeft ook een recht op correctie of verwijdering van uw gegevens (rectificatie of wissing). Dit kunt u zelf beheren via uw profiel en instellingen van uw browser of mobiele toestel. Als wij uw toestemming hebben gevraagd om gegevens van u te gebruiken dan kan u deze toestemming intrekken. Dit heeft geen invloed op het gebruik van uw gegevens voor het moment van intrekking van uw toestemming.

U hebt een recht van verzet tegen het gebruik van uw gegevens voor direct marketingdoeleinden. Ook kunt u vragen of wij uw gegevens in een machineleesbaar en interoperabel formaat aan jou of een andere partij geven.

Delen wij uw gegevens met anderen?

Wij delen uw gegevens met dienstverleners zoals onze IT-leveranciers en marketingadviesbureau’s. Deze bedrijven werken volgens onze instructie en wij hebben met deze bedrijven een verwerkersovereenkomst gesloten. Al deze derde partijen zijn verplicht deze gegevens adequaat te beveiligen.

Op conferenties delen wij gegevens (naam, functie, organisatie) met samenwerkingspartners en met andere congresdeelnemers. Hierbij geven wij expliciet aan dat deze gegevens uitsluitend bedoeld zijn voor het netwerken en dat zij niet voor marketingdoeleinden of voor andere doeleinden mogen worden gebruikt.

Zijn uw gegevens veilig bij ons?

We hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Dat betekent dat tijdens het gebruik van de website er sprake is van een beveiligde verbinding, dat we back-ups maken van bestanden, op tijd updates installeren en antivirusprogramma’s gebruiken. We houden binnen onze organisatie bij wie wanneer welke gegevens heeft gebruikt. Onze medewerkers moeten zich houden aan een wachtwoordbeleid. Uiteraard is onze werkplek en werklocatie ook beveiligd. In onze werkomgeving maken we gebruik van een gescheiden wifi-netwerk voor gasten en voor medewerkers.

Hoe lang gebruiken we uw gegevens?

We bewaren uw gegevens zolang als dat nodig is voor de doeleinden waarvoor we de gegevens verzameld hebben of zo lang als de wet dat voorschrijft.

Wijzigingen van deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring is ingegaan op 23 mei 2018 en vervangt onze voorgaande privacyverklaring. Dit document wordt zo nu en dan herzien. Wij informeren u over eventuele wijzigingen voordat deze in werking treden. U kunt aan het kenmerk en de datum van de privacyverklaring zien of dit de versie is die u eerder hebt gelezen.

Privacyverklaring, versie 6, januari 2024

International Knowledge & Networking BV, handelsnaam Outvie, Kingsfordweg 151, 1043 GR Amsterdam (Teleport Tower, unit 13.1). 020 5805400 / [email protected] Kamer van Koophandel nummer: 64458482