“Soms zie je dat niemand durft te benoemen dat goede asset informatie er gewoon niet is – en er ook nooit gaat komen.”

Margreet de Zeeuw, Consultant

Margreet de Zeeuw, Consultant

Hoe het opstellen van serieus beleid rondom asset informatieoverdracht een hoop kopzorgen kan schelen. 

Margreet de Zeeuw is expert als het gaat om asset informatieoverdracht. Ooit was ze projectleider ontvangst assets tram bij de Provincie Utrecht. Nu is ze zelfstandig adviseur en werkt ze samen met ROUR aan opdrachten op het gebied van asset informatie. Hoe kijkt zij vanuit haar ervaring naar de overdracht van asset informatie? De Zeeuw: “De meeste mensen beseffen inmiddels wel dat asset informatieoverdracht belangrijk is. Wij krijgen ook steeds meer vragen over concrete stuurinformatie omtrent de correcte verantwoording van de waarde van de asset vanuit de eigenaren. Maar waar veel bedrijven niet bij stilstaan is hoe vaak het in de praktijk toch misgaat.”  

 

Centraal in de dynamiek die komt kijken bij asset informatieoverdracht staat de relatie tussen projectleider, de projectorganisatie en de beheerorganisatie. Het project moet de beschikbare informatie en de eisen over de te bouwen of aan te passen assets opvragen bij de beheerorganisatie en overdragen aan de aannemer. Probleem daarbij is dat de projectorganisatie vaak onder een vergrootglas ligt en moet leveren binnen een bepaalde termijn – en binnen een bepaald budget. Deze nadrukkelijke aandacht voor de projectorganisatie zorgt ervoor dat de uitdagingen van de beheerorganisaties vaak ondergeschikt zijn en daardoor ook ondersneeuwen.”  

 

Niet op orde 

Volgens De Zeeuw zorgen de verschillen in prioritering en werkdynamiek tussen project- en beheerorganisaties voor risico’s in asset informatieoverdracht: “Beheerorganisaties onderhouden assets – vaak meerdere – en de dagelijkse werkcultuur is er niet een van een race tegen de klok.”  

 

Ook ziet De Zeeuw vaak dat een beheerorganisatie de informatie over haar assets niet altijd op orde heeft. “Veel assets gaan al best wel een tijdje mee en de technische informatie die ooit is geleverd door de bouwers stamt vaak uit de tijd dat assetbeheer nog niet zo nadrukkelijk op het netvlies stond. Voor dagelijkse gang van zaken is dat prima, maar je ziet dat er problemen ontstaan wanneer er op een bepaald moment informatie moet worden overdragen, bijvoorbeeld vanwege een nieuw aan te bouwen deel van een weg, tramrails, industrieplant – of een IT-applicatie.”  

 

De beheerorganisatie heeft niet altijd een programma van eisen klaarliggen. Wat vaak voorkomt is dat informatie over assets is verkokerd binnen een organisatie, of soms zelfs versplinterd is over meerdere organisaties. “Soms valt gebouwbeheer onder een heel ander bedrijfsonderdeel dan het onderhoud van de elektrische installaties in dat gebouw.” 

 

Elkaars positie begrijpen 

Toch is het voor een aannemer die een nieuwe asset moet aanleveren heel belangrijk om goede informatie te krijgen. De Zeeuw: “Garbage in is garbage out. Dus hoewel tijdsdruk vaak in de weg zit van het proces van informatieverzameling en overdracht, kan ik niet genoeg benadrukken hoe belangrijk het informatievoorbereidingsproces is. Het is daarbij echt de verantwoordelijkheid van de projectorganisatie en de aannemer om serieus de tijd te nemen om uit te zoeken welke informatie er nodig is van de bestaande assets om de nieuwe aanvullende asset informatie goed aan te leveren.” 

 

De onderlinge bewustwording van de verschillen tussen stakeholders is belangrijk om dit proces soepel te laten verlopen. De Zeeuw: “Het scheelt zoveel wanneer de project- en beheerorganisatie en ook de aannemer elkaars positie kennen – en begrijpen waar elkaars uitdagingen liggen.”  

Visual Asset informatie

Data en informatie 

Soms weten stakeholders niet precies wat ze met data uit assets aan moeten. De Zeeuw: “Steeds meer assets verzamelen zelf data over hun gebruik en slijtage – maar die data moeten wel gestructureerd worden tot informatie waarop je kunt sturen. Medewerkers moeten daarop getraind worden en ook de assetmanagers die verantwoordelijk zijn voor beheer en vervanging.” 

 

De realiteit is dat deze data en kennis vaak alleen aanwezig is bij de serviceproviders van de onderliggende systemen en bij de informatiemanager die snapt hoe van data bruikbare informatie wordt gemaakt. De Zeeuw: “Dan moet eigenlijk het hele beheerteam en eventueel projectteam worden aangehaakt. Je moet het met elkaar doen.” 

 

In de ideale wereld zou het gesprek over assets vaker en structureler gevoerd moeten worden – en niet alleen op het moment dat ze vervangen moeten worden. De Zeeuw: “Wat wil je als organisatie met je assets? Wat moeten ze doen? Welke essentiële onderdelen zijn er en welke informatie hebben we daarover nodig? In welke structuur gieten we de informatie? Wie monitort het allemaal? En niet onbelangrijk: wat mag het kosten en wat hebben we nodig om dat voor elkaar te krijgen? Dat zijn zaken waar we het vaker over moeten hebben met elkaar.”  

 

Doorlopend gesprek 

De Zeeuw ziet vaak dat asset informatieoverdracht misloopt – niet alleen omdat te snel wordt gehandeld onder druk van tijd en geld, maar ook omdat organisaties te weinig praten over welke eisen ze stellen aan hun assets: “Dat gesprek moet je regelmatig voeren, ook omdat organisatiedoelstellingen en processen doorlopend veranderen. Het maakt nogal uit voor je slijtage of een tramdienst van 4 ritten per uur naar 12 gaan.” 

 

Ook heeft de nieuwe regelgeving op het gebied van IT-security en privacy invloed op de eisen waaraan IT-assets moeten voldoen. De Zeeuw: “Soms zie je dat niemand durft te benoemen dat de goede assetinformatie er gewoon niet is – en er ook nooit gaat komen. Veel oude IT-systemen – en daar zijn er nogal wat van – zijn vaak houtje-touwtje aan elkaar geknoopt. Niemand durft ze uit elkaar te halen. Problematisch. Want je ziet in projecten waarin dit soort problemen niet eerlijk besproken kunnen worden dat mensen gewoon langs elkaar heen gaat werken en de andere kant op kijken. De leverende partij bouwt iets dat eigenlijk helemaal niet goed past op de bestaande asset informatie.”  

 

Slechte asset informatieoverdracht is volgens De Zeeuw een van de oorzaken waardoor zoveel projecten mislukken. Processen worden soms zo slecht gemanaged, dat beheerorganisaties de uiteindelijk geleverde assets gewoon niet accepteren – ook omdat zij zelf steeds meer te maken hebben met wet- en regelgeving en worden afgerekend op zaken als veiligheid en risicobeheersing. De Zeeuw: “Je moet je voorstellen wat dat doet met de sfeer binnen een organisatie – en dan hebben we het nog niet eens over het geld dat het kost. In de trainingen die ik geef, probeer ik organisaties te wijzen op de valkuilen rondom asset informatieoverdracht en ze op weg te helpen om deze risico’s te minimaliseren.” 

 

Wilt u kwalitatieve, volledige en tijdig informatie heeft over uw assets? Volg dan de training Asset informatie management. Gegeven door Margreet de Zeeuw en Diederik van Leeuwen bekend van de Certificate- en Diploma in Asset Management opleiding.

Share

Share on linkedin
Share on twitter
Share on email